Controlelijst: 8 tekenen dat u niet weet hoe u tijd moet verdelen

alexander Savina

Het lijkt de effectiviteit van tijdmanagementvaardigheden te evalueren heel simpel: als je tijd hebt om al het werk binnen de aangegeven periode te doen of in een kritieke situatie kunt versnellen en de taken zo snel mogelijk kunt uitvoeren, dan is alles in orde. Maar soms zijn problemen met de toewijzing van tijd niet zo voor de hand liggend, bijvoorbeeld als je tijd hebt voor alles, maar van tijd tot tijd voel je dat je aan de grens van mogelijkheden handelt. We begrijpen hoe dit te begrijpen - en wat we eraan kunnen doen.

1

Je kunt niet schatten hoe lang je actie zal duren.

Als je merkt dat je vijf tot tien minuten stabiel laat bent (om te werken, om vrienden te ontmoeten en waar je ook bent), is het probleem misschien dat je niet volledig begrijpt hoeveel tijd je hebt met andere taken. Dit gebeurt - je lijkt er zeker van te zijn dat de zaak eenvoudig is, en pas aan het einde besef je dat je nog eens tien minuten nodig hebt.

Het goede nieuws is dat je hiermee om kunt gaan: als je de neiging hebt om alles tegelijkertijd te plannen, leg je elke keer twee keer per keer - of in elk geval die vijftien extra minuten - op elk geval. Veel mensen gebruiken deze techniek bij het plannen van hun werkdag: onthoud dat een onverwachte overmacht altijd kan worden ingevoegd in een harmonieuze takenlijst.

2

Je hebt geen duidelijk plan voor de dag.

Een takenlijst is een van de gemakkelijkste en meest effectieve tools voor tijdbeheer: dankzij dit hulpprogramma kun je gemakkelijk begrijpen hoeveel tijd je aan taken hebt besteed en waar het systeem vastloopt. Dit alles betekent natuurlijk niet dat je tot de dag van vandaag op de dag moet tellen - maar om tenminste de lijst met vragen te begrijpen en na te denken over wat en in welke volgorde je betrokken bent, is altijd nuttig.

Velen in het werk en daarbuiten worden gehinderd door het gevoel dat er te veel problemen zijn en het is niet duidelijk welke men moet nemen in de eerste plaats. Het dagboek of businessplan lost dit probleem op en voegt details toe op de dag: de lijst met items maakt veel minder bang dan de chaos in mijn hoofd.

3

Je bent bang om te delegeren

"Als u iets goed wilt doen, doe het dan zelf" - een populair, maar niet het meest productief idee: er bestaat altijd het risico dat u zoveel dingen verzamelt dat u ze gewoon niet aankunt. Als u gewend bent om het proces van begin tot eind te volgen en niet klaar bent om controle los te laten, maar dit begint de productiviteit te verstoren, overweeg dan of het tijd is om een deel van de taken aan iemand anders te delegeren.

En als u de werkvragen loslaat, bent u nog niet klaar, dan is het heel goed mogelijk om de schoonmaak aan iemand anders toe te vertrouwen, en in plaats van na een drukke dag te koken - thuis eten bestellen. Vrije tijd kan besteed worden aan rust - om de volgende dag productiever te zijn.

4

Je geeft geen prioriteit

Om tijd te optimaliseren, is het niet genoeg om te begrijpen wat u op een dag moet doen - u moet ook evalueren wat belangrijk is om te doen en wat u kunt wachten. "Heel vaak stellen we belangrijke taken uit, die ons onder druk zetten - vanwege de mentale inspanning die we moeten doen om ons erop te concentreren," zei coach Kimberly Medlock.

Het is gemakkelijker om te reageren op een tiental brieven, hoewel ze geen dringende reactie vereisen, dan om een groot en belangrijk rapport op te nemen dat zo snel mogelijk moet worden ingediend - hoewel het productiever is om aandacht te schenken aan de tweede. Als dit jouw zaak is, probeer dan de prioriteiten opnieuw te bekijken: hoe moeilijk het ook is om het grootste deel van het werk op zich te nemen, je zult jezelf zeker dankbaar zijn dat je het hebt gedaan.

5

Je probeert tien dingen tegelijk te doen.

Niet alle experts beschouwen multitasking als een goed idee. En als het gemakkelijk is om met twee mechanische gevallen om te gaan (bijvoorbeeld luisteren naar een podcast en tegelijkertijd), zijn twee acties die continue aandacht vereisen (bijvoorbeeld een tv-serie bekijken en proberen tegelijkertijd op e-mail te reageren) moeilijker te combineren - u zult hoogstwaarschijnlijk snel overschakelen van de ene taak naar de andere.

In tegenstelling tot wat de logica dicteert, zult u waarschijnlijk sneller met de zaak omgaan als u alleen op hem let. Je kunt de beroemde "tomatentechniek" proberen: start een timer gedurende vijfentwintig minuten en laat je op dit moment niet afleiden - wanneer de tijd om is, kun je een pauze van vijf minuten nemen.

U kunt minder strenge methoden proberen, bijvoorbeeld om een specifieke tijd voor een specifieke taak toe te wijzen (de deadline zorgt ervoor dat u sneller werkt - het belangrijkste is om niet te overbelasten) of probeer externe prikkels te minimaliseren. Begin met een e-mail: in plaats van haasten om het eenmaal per half uur te controleren, zet een paar minuten twee of drie keer per dag apart.

6

Je bent niet ontspannend

Na de studententijd zullen velen geconfronteerd worden met een moeilijke ontdekking: slaap niet de hele nacht, en dan, alsof er niets gebeurd is, kunnen ze geen zaken doen. U zelf hebt waarschijnlijk gemerkt dat u in de dagen dat u niet sliep of juist erg moe was, vaker wordt afgeleid en dat het werk veel langzamer gaat dan het zou kunnen.

In dergelijke gevallen bestaat altijd het risico om in een gevaarlijke sleur terecht te komen wanneer je je realiseert dat je overdag heel weinig hebt gedaan en 's avonds laat dingen hebt beëindigd - zodat je de volgende dag niet genoeg slaapt en minder werkt dan je zou kunnen. Als je jezelf hierop betrapt, weet dan dat de beste hulp aan productiviteit een goede droom is (vergeet niet de hygiëne ervan!).

7

Je weet niet hoe je nee moet zeggen

Te veel taken zijn eenvoudigweg onmogelijk om te volbrengen: probeer alles tegelijk te doen, in een bepaald stadium, je moet misschien kwaliteit of voorwaarden opofferen. Er zijn altijd mensen om je heen die om een gunst of een dienst vragen, het lijkt je toe dat er niets mis is met een klein bedrijfje - totdat je je realiseert dat talloze verzoeken interfereren met je eigen, veel belangrijker voor je zaken.

Het is net zo gemakkelijk om te overschatten hoeveel taken u kunt uitvoeren, als om een fout te maken met de tijd die daarvoor nodig is - en dit alles kan op zijn beurt leiden tot burn-out. Daarom is het zo belangrijk om op tijd 'nee' te leren zeggen: het is beter om meteen te weigeren iets te doen dan de deadlines in te vullen, alles slecht te doen of gewoon uitgeput te raken.

8

Je probeert je ritme te veranderen

Het meest voorkomende advies dat te horen is als het gaat om de productiviteit is: "Sta gewoon vroeg op en doe meer 's morgens" - dat zouden Anna Wintour, Tim Cook en Richard Branson doen. Misschien geïnspireerd door hun voorbeeld sta je om vijf uur 's morgens op om te oefenen, om je vriendin bij het ontbijt te ontmoeten en om al om negen uur aan het kantoor te zijn - maar in plaats van opgewektheid en de bereidheid om snel een einde te maken, voel je je overweldigd en moe.

Helaas is er geen universeel recept voor productiviteit. Het is mogelijk dat het makkelijker is om niet 's morgens vroeg te trainen en vrienden te ontmoeten, maar' s avonds na het werk - en de piek van je productiviteit is niet om negen uur 's ochtends, maar om drie uur' s middags, na een lunchpauze. In plaats van te proberen een leeuwerik te worden, luister naar het lichaam - zodat je je veel beter zult voelen.

foto's: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com