Hoe de werkruimte effectief te organiseren
Alexandra Savina
Het grootste deel van de dag brengen we door op het werk, kantoor of thuiskantoor. We offeren ons echter vaak op onze eigen troost en denken zelden na over hoe de ruimte om ons heen ons beïnvloedt. Als het je lijkt dat je geen tijd hebt en vastzit in een hoop taken, is het mogelijk dat de kwestie zich in een ongemonteerde stapel papieren op tafel bevindt waar het onmogelijk is om iets te vinden. We delen tips waarmee u uw werk beter kunt indelen om productiever te werken.
Ontdoe je van het teveel
Voordat u begint met het reorganiseren van de werkplek, moet u alles overboord gooien. Zelfs als je productiever aan een niet-gereinigde tafel werkt, doet het geen pijn als je kwijt raakt van wat geen goeds brengt. Dit geldt voor alles: werkdocumenten en briefpapier, en alle andere dingen - probeer het noodzakelijke minimum te bereiken. Gooi in koud bloed wat niet helpt in je werk: een paar gedenkwaardige dingen en een favoriete foto in een frame zullen niet interfereren, maar als ze veel groter zijn, kunnen ze een serieus deel van het werkoppervlak nemen.
Voorjaarsschoonmaak om de paar maanden en regelmatig schoonhouden. Kies het gemakkelijkste schema voor jezelf (bijvoorbeeld 15 minuten aan het einde van elke werkdag of een uur op vrijdag) en houd je eraan - het zal gemakkelijker zijn om de volgorde te handhaven en documenten en papieren zullen zich niet ophopen op de tafel. En om onnodig te ontdoen was het gemakkelijker, altijd een prullenbak naast de tafel te houden. Daarnaast is het aan het eind van de dag handig om de tafel af te vegen met een antibacteriële doek.
Behandel papieren en documenten
Laten we eerlijk zijn: papier - de belangrijkste bron van rotzooi op de desktop. En hoewel we steeds minder met hen samenwerken, zijn er niet zoveel bedrijven die volledig zijn overgestapt op elektronisch documentbeheer zoals het had kunnen zijn. Om de doorstroming gemakkelijker te maken, kunt u op tafel twee laden of twee mappen gebruiken - afhankelijk van het aantal documenten waarmee u te maken krijgt. In de eerste moet u alles toevoegen: toepassingen voor ondertekening, ongeopende brieven en dergelijke. In het tweede geval moet je de papieren sturen die je hebt bekeken en die later behandeld moeten worden - dus er zal niets zonder aandacht overblijven.
Voor papieren die u nu niet meer hoeft te verwerken, maar die u nog steeds bij u moet hebben, is het beter om een bepaald opslagsysteem te hebben. Het hoeven geen bekende mappen te zijn: als u niet veel ruimte op de tafel heeft, kunt u proberen speciale laden (bijvoorbeeld om kranten te bewaren) aan de muur op te hangen. Kleine bankbiljetten, notities en herinneringen in plaats van een saai prikbord kunnen op een speciaal raster worden opgehangen. Vooral belangrijke documenten kunnen worden gescand en opgeslagen op een computerexemplaar.
Overweeg het systeem van snelkoppelingen en zwerfvuil - misschien volstaat het om eenvoudig mappen te ondertekenen, of misschien is het handig om ze met kleur te markeren om sneller te vinden wat je nodig hebt. Vraag jezelf bij het vouwen van papier af of je ze echt nodig hebt en of je in de toekomst contact met ze op wilt nemen - het meeste van wat we opslaan, "voor het geval dat" we nooit gebruiken. Probeer de map "Overig" of "Overig" niet te starten - hoogstwaarschijnlijk zult u na verloop van tijd vergeten wat er precies is.
Probeer het principe "Papier - actie" in te voeren. Laat de documenten en notities niet gewoon op tafel liggen, beschouw ze als een actie die u moet uitvoeren: bijvoorbeeld het visitekaartje waarop het telefoonnummer is geschreven, is een gelegenheid om een nieuw contact op de smartphone te maken of noteer in het dagboek dat u iemand nodig hebt bellen
Gebruik dozen en andere opslagtools.
Nadat je de papieren hebt behandeld, let dan op andere items op je bureaublad. Met welke liefde je ook kiest voor briefpapier, het is beter om ze niet altijd op tafel te houden en te krijgen waar nodig - dus er zal meer ruimte en minder stof zijn. Voor kleine dingen kunt u bijvoorbeeld eieronderzetters gebruiken. In een aparte doos of container is het de moeite waard wat u niet vaak gebruikt, bijvoorbeeld een streek, een rekenmachine of een plakband.
Dozen, mappen en opslagcontainers zijn goedkoop (ze zijn te vinden in dezelfde IKEA), maar ze zullen helpen om de werkruimte veel efficiënter te gebruiken - zowel op kantoor als thuis. Kies duurzame exemplaren die lang meegaan - en vergeet niet na te denken over het systeem van labels en strooisel, zoals het geval is met papieren.
Houd de draden op volgorde
Om de desktop er schoner te laten uitzien, moet je de draden en verlengsnoeren verbergen: je kunt een speciale container kopen, of je kunt proberen om hem zelf te maken - vanuit een schoenendoos. Als er niet veel ruimte is en er geen plaats is om de draden te verbergen, moet u ze op zijn minst voorzichtig vastbinden zodat ze niet interfereren en niet in de war raken.
Sorteer bestanden op de computer
Een ander belangrijk punt in de organisatie van de werkruimte is het sorteren van bestanden op de computer. Als je het nog niet gedaan hebt, leg dan een uur of twee opzij om documenten op een nieuwe manier te ordenen: het is eng om het aan te pakken, maar dan zul je jezelf bedanken. Net als bij gewone papieren zijn systematisering en labels die voor u van pas komen van grote hulp. Als u vaak met verschillende versies van hetzelfde document moet werken, is het handig om een naamgevingssysteem te overwegen dat begrijpelijk is voor alle medewerkers die aan de taak werken. Bovendien, de naam van elke nieuwe versie, kunt u de datum en, indien nodig, de tijd toevoegen - het zal zo gemakkelijk te begrijpen zijn wanneer de laatste wijzigingen zijn aangebracht en de versies vergelijken.
Mappen die u nu niet nodig hebt, maar die in de toekomst nuttig zullen zijn, kunt u archiveren - zodat u gemakkelijker kunt navigeren. Een kopie van de meest waardevolle documenten moet worden opgeslagen in de cloudservice - voor het geval dat.
Schik extra opslagruimte.
Dit advies is vooral nodig voor diegenen die vanuit huis werken, en niet alleen met documenten, maar ook met meer volumineuze materialen: als je papieren op tafel laat voor het weekend op kantoor, is het niet zo beangstigend, maar thuis wil je dat de ruimte zo schoon mogelijk is. Niet iedereen heeft een apart kantoor of een groot werkterrein, maar in dit geval is er een uitweg. U kunt hangende planken boven de tafel plaatsen of extra opslag eronder aanbrengen.
Verdeel de werkplek in zones
Dit is een nuttige techniek die u helpt effectiever om te gaan met diverse taken: plaatsnemen voor het werken op een computer en een apart gebied voor taken die zonder dit kunnen worden opgelost - met afgedrukte documenten of, bijvoorbeeld, brainstormen met een notebook in uw hand. Zelfs als je een kleine tafel hebt, kun je de ruimte nog steeds plaatsen: het is genoeg om bijvoorbeeld naar de andere kant te gaan of op een gewone bank te gaan zitten.
Als u vanuit huis werkt, is het erg belangrijk om een aparte werkruimte toe te wijzen (zelfs als deze deel uitmaakt van een keukentafel of een kleine klaptafel). Dit is vooral nodig om werk en privé te scheiden (thuiswerken kan moeilijk zijn om van de ene naar de andere modus over te schakelen), maar het kan vanuit een meer praktisch oogpunt nuttig zijn. Het is bijvoorbeeld handig om een aparte werkcomputer te hebben waar kinderen niet bij zullen komen en die niet zullen breken op het meest ongepaste moment.
Houd dingen bij de hand
We denken dat je dit principe toch toepast, maar het is handig om het nog een keer te zeggen. Bij het opzetten van een thuiskantoor, het organiseren van de ruimte en het bepalen waar dit of dat ding zal liggen, begint in de eerste plaats van hoe de workflow is gestructureerd. De meest noodzakelijke dingen moeten altijd bij de hand zijn, anders moet u zich laten leiden door hoe u objecten gebruikt, bijvoorbeeld papier bij de printer en stickers houden, in de buurt van het gebied waar u gewoonlijk met documenten werkt of de benodigde boeken leest voor uw werk.
Zorg voor dingen waardoor je je beter voelt.
Denken over de werkruimte, vergeet comfort niet - ook in kleine dingen. Het is erg belangrijk om een comfortabele stoel te kiezen, zodat er geen pijn in de rug en nek is, om voor voldoende verlichting te zorgen (als het op kantoor donker is, een bureaulamp te kopen) en andere dingen die kantoorwerk beter kunnen maken - bijvoorbeeld een kussen onder de pols, dat helpt om het uiterlijk van het tunnelsyndroom of de voetsteun te voorkomen, waardoor de last op de rug en nek wordt verlicht.
Eet niet aan je bureau
Hoewel dit advies geen betrekking heeft op de organisatie van de ruimte, maar op de organisatie van het werkproces, en het lijkt voor de hand te liggen, worden ze nog vaak verwaarloosd - maar tevergeefs. Als je aan je bureau eet, kun je meer onbewust eten (als we bezig zijn, letten we niet op hoeveel we eten, zelfs als we geen honger hebben, en kiezen we vaak niet voor de meest nuttige snacks). Bovendien zal een lunchpauze (hoe klein ook) helpen om het bedrijf af te leiden en met nieuwe krachten naar hen terug te keren.
Als snacken aan je bureau niet kan worden vermeden, kies dan voedsel dat niet verkruimelt, morst of vlekt (kruimels van het toetsenbord schudden of soep op een werkende laptop morsen is een treurig vooruitzicht), probeer voorzichtig te zijn en anderen niet te storen (een sterke geur van voedsel kan wees onaangenaam voor collega's), ruim jezelf op en zorg ervoor dat je de tafel na het eten afveegt.
foto's: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store