Laatste spurt: hoe snel omgaan met zakelijke aangelegenheden
alexander Savina
Tegen het einde van de week (en tegen het einde van het jaar ook) onze enige wens is om snel met het werk om te gaan en eindelijk te rusten. Er is een grote verscheidenheid aan boeken en handleidingen over tijdbeheer - om te vinden wat bij u past, is niet moeilijk. Voor degenen die nog niet klaar zijn om serieus in het probleem te duiken, hebben we een paar tips en tricks verzameld die helpen om sneller met werkzaken om te gaan en je productiever te maken.
Zoek geen multitasking
Het eenvoudige advies dat maar weinigen volgen: om een taak snel en goed aan te kunnen, is het beter om het alleen te doen en, indien mogelijk, alle afleiding weg te nemen. Niet iedereen kan zich tegelijkertijd even goed concentreren op verschillende dingen, vooral als elk van hen onderdompeling en aandacht vereist - hierdoor lijdt de kwaliteit van het werk.
Werkchatrooms, instant messengers, e-mail - dit alles leidt erg af. Bedenk hoe u afleidingen kunt verwijderen. Reageer bijvoorbeeld niet onmiddellijk, zodra een melding over een nieuw bericht verschijnt, neem taken van derden op die tijdens het werk ontstaan om ze later op te lossen, of groepeer soortgelijke taken en zet tijd overdag opzij om op te lossen hen. Dit laatste zorgt voor minder afleiding - je hoeft niet van het ene type taken naar het andere te herbouwen. Om dit principe te volgen, zijn discipline en serieus uithoudingsvermogen vereist - maar het resultaat zal niet lang duren.
Plan je werkdag
De takenlijst is een eenvoudige techniek die het werk veel eenvoudiger maakt: u kunt het werkelijke aantal taken schatten en realistische deadlines instellen om ze te voltooien. Het maakt niet uit hoe graag u het tegenovergestelde wilt geloven, maar alle taken zijn van verschillend belang - stel daarom prioriteiten bij het plannen van uw werk. Overweeg welk uur van de dag u het meest productief bent en probeer de belangrijkste en moeilijkste taken op dit moment op te lossen. Veel mensen zijn bijvoorbeeld meer gewend om de dag te beginnen met het controleren van hun werkmail, maar dit is niet altijd de beste oplossing - als u 's ochtends het meest actief bent, voordat u moe wordt en uw aandacht verliest, is het beter om deze tijd te verlaten voor de moeilijkste of creatiefste taken waarvoor concentratie nodig is.
Vergaderingen kunnen vaak een dag doorbreken, bijvoorbeeld als ze een paar uur na het begin van de werkdag worden gehouden, waarvoor u geen tijd hebt om ten minste één taak te voltooien. Denk bij het plannen van je tijd na of je tijd hebt om iets te doen voor en na de vergaderingen of ertussenin - misschien is het makkelijker om de vergadering uit te stellen voor de ochtend? Bovendien is het werk onvoorspelbaar en hebt u mogelijk op elk moment onvoorziene taken. Daarom was het beter dat het plan voor de dag niet erg compact was en er genoeg tijd was voor verrassingen - reken op 5-6 uur onafgebroken werk.
Stel zelf deadlines in en haal ze aan
Een van de redenen waarom we de taak niet sneller kunnen afhandelen - het ontbreken van een duidelijke deadline: het werk neemt vaak de nodige tijd in beslag. De deadlines voor moeilijke taken zijn vooral belangrijk: vaak verkorten en werken we aan een moeilijke taak, omdat het ons enorm lijkt - een duidelijke deadline helpt om het begrijpelijker te maken.
Probeer om te beginnen het werk aan een taak waarvoor u gewoonlijk enkele uren doorbrengt, gedurende een half uur te verminderen - misschien merkt u zelf niet hoe u alles sneller dan normaal moet aanpakken. Het is de moeite waard om hier voorzichtig te zijn - stel jezelf realistische deadlines (probeer niet het hele dag werk in twee uur te doen) en neem jezelf niet mee als je de taak niet binnen de toegewezen tijd zou aankunnen: je werkt niet in constante stress en geen paniek.
Besteed minder tijd aan onbelangrijke taken.
Niet alle werktaken zijn even belangrijk - het is dus niet de moeite waard om er dezelfde tijd aan te besteden. Simon Reynolds, een bedrijfsmentor, adviseert om tien minuten of zelfs minder te laten voor kleine taken: meestal hebben ze geen perfecte prestaties nodig, dus je kunt ze doneren om belangrijkere taken te doen. Volgens Reynolds kan men tot 90 minuten per dag sparen - het belangrijkste is om te proberen de tijd voor taken meerdere malen per dag doelbewust te verminderen. Bovendien is een van de beste manieren om aan het begin van de werkdag aan het ritme deel te nemen, het uitvoeren van een kleine (dit is belangrijk!) En niet de moeilijkste taak. Dit is vergelijkbaar met de ochtendtraining: je zult je beter voelen en andere dingen kunnen doen.
Een andere handige techniek - probeer slechts een minuut te besteden aan het nemen van beslissingen. Vaak besteden we er veel tijd aan om erover na te denken, maar niet altijd worden de genomen beslissingen beter. Als u merkt dat u vaak de juiste beslissing weet, maar tijd nodig hebt, probeer dan een deadline van 60 seconden in te stellen.
Kies een geschikt tijdmanagementschema.
Er zijn veel technieken om u te helpen productiever te worden en uw dag beter te bouwen - het belangrijkste is om uw eigen dag te vinden. Een van de meest voorkomende is de 'tomatentechniek' (de maker gebruikte een timer in de vorm van een tomaat). Het is gebaseerd op eenvoudige logica: we hebben tijd nodig om betrokken te raken bij het werk en het effectief uit te voeren, en tijd om te rusten. "Tomatentechniek" houdt in dat je je werk in blokken verdeelt - "tomaten".
Je moet een timer instellen voor 25 minuten (dit is een "tomaat"), waarin je alleen maar werk doet, zonder afgeleid te worden door iets anders. Nadat de timer is afgegaan, neemt u een pauze van vijf minuten en begint u een nieuw blok. Na drie of vier blokken van 25 minuten, neem een langere pauze en rust gedurende 15-30 minuten.
U hoeft zich niet strikt aan deze cijfers te houden: tijdsintervallen kunnen willekeurig zijn, het belangrijkste is niet te kort - anders heeft u geen tijd om een bepaalde hoeveelheid werk te doen zonder afgeleid te worden. Deze techniek is erg effectief: voor een tijdsperiode waarin je niets anders doet dan werken, kun je veel meer vangen. Bovendien kunt u in de "tomaten" meten hoeveel tijd u aan een bepaalde taak spendeert - en het is beter om uw tijd te plannen.
Denk na over wat je kunt weigeren
Het is belangrijk om de hoeveelheid werk goed en strikt te beoordelen - dan zal het sneller blijken te zijn. Coach Mark McCartney adviseert in koud bloed alle onnodige dingen weg te doen: beoordeel welke van je taken het belangrijkste en belangrijkste zijn en welke je veilig kunt verlaten (nou ja, of probeer te delegeren). Volgens McCartney komen we vaak overeen om iets op de machine te doen, zonder na te denken over waarom deze taak ertoe doet en of het echt zo belangrijk is.
Kritieke benadering helpt om uw leven eenvoudiger te maken en prioriteiten te stellen. In de praktijk houdt deze aanbeveling zich vooral bezig met e-mail - denk na over hoe u het proces kunt optimaliseren (gebruik bijvoorbeeld sjablonen of automatische antwoorden voor e-mails die geen doordachte reactie vereisen) en of alle berichten de moeite waard zijn om te beantwoorden.
Neem pauzes
Je weet dit al: een moe persoon kan gewoon niet effectief werken. Om meer te doen, streven we er vaak naar langer en zonder pauzes te werken, hoewel het de moeite waard is om precies het tegenovergestelde te doen. Wie de gewoonte van de student om een paar uur per dag te slapen heeft verlaten, weet uit ervaring dat als je voldoende slaap krijgt en 's avonds goed van je werk kunt genieten, je veel productiever zult worden en veel meer kunt doen dan wanneer je half in slaap zou komen. Pauzeer ook zoveel mogelijk. Tegelijkertijd (en je weet dit ook) moet de pauze van hoge kwaliteit zijn: je moet niet in de smartphone blijven steken of door Facebook bladeren - het is beter om een tijdje van de computer weg te gaan en de informatiestroom af te leiden.
Wees eerlijk tegen jezelf
Misschien wel het belangrijkste advies: alleen u kunt precies begrijpen wat uw productiviteit belemmert. Vaak hebben we minder tijd vanwege gevestigde gewoonten - en hier moeten we eerlijk toegeven dat het de moeite waard is om te veranderen. Wanneer u naar uw werk komt, besteedt u twintig minuten aan betrokkenheid bij het proces? Vind je het leuk om koffie te drinken met een collega na de lunch? Voortdurend schakelen tussen taken en zich niet op één ding kunnen concentreren? Blijf bij messengers? Je weet wat je moet doen.