Tijdelijk niet beschikbaar: waarom en hoe mensen te bellen in het tijdperk van instant messengers
Ongeveer twintig jaar geleden de uitdrukking "bel me als je naar het huisje rijdt" zou op zijn minst verbijstering veroorzaken. Smartphones zijn een natuurlijk en onmisbaar onderdeel geworden van onze bewegingen: nu zijn we overal bereikbaar en dit is een groot pluspunt. Maar dit is ook een minpuntje - nu kunnen we overal worden bereikt. We begonnen de problemen met persoonlijke ruimte en zakelijke communicatie op een andere manier te behandelen: sommige mensen stopten volledig met het gebruik van de telefoon voor oproepen, omdat ze onfatsoenlijk, archaïsch en ongepast waren.
Telefoons zijn erg veranderd in ons leven en hebben ons onder andere toegestaan om er uiteindelijk niet meer over te praten. Nog maar een paar jaar geleden, was de vraag "Is het beleefd om een collega of zakenpartner te bellen?" kwam gewoon niet op. Hier is zijn nummer, je kunt bellen van tien tot zes, als hij de telefoon niet opneemt, betekent dit dat hij ging eten, terugkeerde naar de werkplek en terugbelde toen hij een bericht op het antwoordapparaat hoorde. En als we geen werknummer hebben, maar een mobiel nummer, is het dan mogelijk om te bellen? En als hij thuis werkt en hij een klein kind heeft? Wat als hij in een vergadering zit? Misschien is het beter om eerst een sms te sturen? Of schrijf je zelfs op Twitter? Vandaag de dag wordt een nieuwe telefoonetiquette geboren, en de regels betreffen niet alleen telefoons, maar ook instant messengers, e-mail en nog veel meer.
Stem of tekst?
Insider-schrijver en redacteur Nicholas Carlson geeft toe dat hij de meeste e-mails via de app op zijn smartphone leest en als volgt gaat: hij geeft een snel en kort antwoord op 5% van de e-mails; als de afzender erg belangrijk is, een uitgebreide antwoordbrief schrijft (1% van de gevallen), een bericht verzendt naar het archief zonder het te lezen (74% van de gevallen), geeft hij zichzelf de tijd, meestal een dag of twee, om na te denken over het antwoord (20% van de gevallen). Dat wil zeggen, e-mail is vooral traag. Elk communicatiekanaal dat veel letters bevat, is niet te snel.
Maar wat als u nu op zoek moet naar de oplossing van uw gesprekspartner? Kan ik een nummer bellen? Bedrijfsadviseur Cyrus Stoller is van mening dat, aangezien iedereen nu smartphones gebruikt, we onze communicatiekanalen moeten uitbreiden, maar deze moeten gebruiken in overeenstemming met onze behoeften. Hij zegt: "Wil je binnen een half uur een antwoord van mij krijgen, een telefoongesprek voeren, binnen twee uur een sms sturen, binnen een dag een bericht verzenden via een instant messenger, een dag later een e-mail schrijven." Aan de telefoon zegt hij het volgende: "Bij het kiezen van mijn nummer, kan je honderd procent zeker zijn dat ik precies begrijp wat je me wilt zeggen, en dat ik je bericht heb ontvangen. Als je aarzelt om me los te scheuren van wat ik aan het doen ben, misschien is het niet zo belangrijk. "
Wanneer zeker niet bellen
Zijn er regels als je kunt en wanneer je niet kunt bellen? In feite worden ze op dit moment gevormd en zijn ze, zoals in een overgangsfase, nog niet gefixeerd. Een min of meer vaststaande regel is: als dit geen erg belangrijk en urgent gesprek is, is het beter om eerst te schrijven. Maar er zijn gevallen waarin het absoluut niet de moeite waard is om het nummer van een persoon voor zakelijke kwesties te kiezen. Als u bijvoorbeeld een telefoonnummer van een vriend (collega) hebt ontvangen en de persoon die het aan u heeft gegeven, heeft u niet aangegeven of een onbekende vrij kan bellen - en het nummer van de persoon die u nodig hebt, is niet publiekelijk beschikbaar. In dit geval is het beter om bij de bron na te gaan of het mogelijk is om ernaar te verwijzen.
Bel niet als de klok meer dan zeven uur 's avonds is. Ja, het is mogelijk dat dit de kindertijd is voor jou, en je begon net betrokken te raken in de workflow, maar veel mensen om zeven uur 's avonds gaven er de voorkeur aan de werkvragen uit hun hoofd te gooien om de volgende ochtend weer naar hen terug te keren.
Bel niet als de vraag die u interesseert moet worden nagedacht. Wil je voor ons bedrijf werken? Hoeveel bent u bereid om voor onze diensten te betalen? Antwoorden op deze vragen zijn moeilijk te geven in een haast, dus geef de persoon de tijd om na te denken. E-mail is het best geschikt voor dit doel.
Gebruik de telefoon niet als uw collega of partner millennial is. Jonge werknemers geven vaak toe dat ze een plotse oproep zonder voorafgaande e-mail ervaren als een inbreuk op hun persoonlijke ruimte, en veel grote bedrijven hebben telefoons volledig verlaten op de werkplek van hun werknemers.
Wanneer is het beter om de telefoon te gebruiken
Oké, er zijn momenten waarop je niet zonder een telefoon kunt. Bijvoorbeeld als u de staatsstructuur wilt bereiken. Iets vertelt je dat als je ze tweet, je lang moet wachten op een antwoord. Heel lang.
Bel, als u een zeer dringende en belangrijke kwestie hebt, en u bent niet zeker dat de persoon snel op berichten reageert. Of als uw collega zelf heeft gezegd dat de telefoon voor hem het meest geprefereerde communicatiekanaal is. In een ideale wereld is alles zo: mensen ontmoeten elkaar en zeggen tegen elkaar: "Mijn naam is Alexander en ik ben dol op bellen en niet op Facebook posten." Of andersom: "Ik ben Tatiana, ik heb een hekel aan praten met vreemden aan de telefoon." Daarnaast is het de moeite waard om te bellen als u bent overeengekomen om op een bepaald tijdstip te bellen.
Wat te zeggen?
Heel vaak, als we naar de abonnee hebben gebeld, raken we verdwaald, raken we in de war en vergeten we zelfs wat we wilden zeggen. Om dit te voorkomen, is het raadzaam om een kleine memo in gedachten te houden. Ten eerste, stel jezelf voor. Wanneer een persoon voor het eerst belt om een zakelijke vraag te bespreken, vergeet hij vaak zijn naam of het bedrijf waar hij werkt te geven, waardoor de gesprekspartner aan vermoedens lijdt. Zeg gewoon: "Goedemiddag, mijn naam is Ekaterina Ivanova, ik ben van het bedrijf ..." Als u al eerder hebt ontmoet en niet zeker weet of de persoon uw naam heeft onthouden, vertel ons dan precies waar u bent overgestoken. Iets als: "Goedemiddag, dit is Marina, we hebben je ontmoet bij een zakelijk ontbijt voor hondenraces."
Ten tweede, geef aan of het handig is om met uw gesprekspartner te spreken: hij kan tenslotte op een conferentie zijn, op een zakelijke bijeenkomst, in de badkamer. Nadat je jezelf hebt voorgesteld en ervan overtuigd bent dat je klaar bent om te luisteren, kun je ter zake komen. Eerlijk, vergeet beleefde vragen zoals "Hoe gaat het met je hond?" Als u geen dierenarts bent, natuurlijk.
Hoe te praten?
Als je de persoon aan de andere kant van de zendmast echt wilt hebben, gebruik dan heel eenvoudige, maar effectieve technieken hiervoor. Om te beginnen, lach en zit u zo tijdens het gesprek, zelfs als uw kaak moe wordt. Je zult verbaasd zijn hoeveel alles daarna zal veranderen - een glimlach is altijd voelbaar in een telefoongesprek.
De tweede belangrijke techniek - probeer je volledig op het gesprek te concentreren. Als Julius Caesar in uw plaats zou zijn, zou hij erin geslaagd zijn verschillende brieven te schrijven, een IP te openen en een zakelijk ontbijt met een collega af te spreken. En ik zou de gesprekspartner uiteindelijk ervan overtuigen dat hij een slechte manier van doen is, omdat mensen altijd het gevoel hebben dat je niet volledig aandacht aan hen besteedt. Speel geen solitaire, schrijf geen e-mail, vraag geen collega om koffie voor je te kopen - wijdt je maar een paar minuten aan het gesprek.
Iedereen kent de derde methode, maar wordt om de een of andere reden maar zelden gebruikt. Neem contact op met de persoon op naam. Als je een organisatie belt, en de mechanische stem zegt tegen jou: "Hallo Elena, waar kan ik je mee helpen", betekent dit dat de persoon aan de telefoon nog niet is ontwaakt, ondergedompeld is in zijn gedachten en niet naar jou luistert. Zeg: "Hallo, Elena, en mijn naam is Anna," en je zult zien dat het zal werken, als een kus op Sneeuwwitje - de gesprekspartner zal tot leven komen.
E-mail en instant messengers gaven mensen die niet graag aan de telefoon praten (en er zijn heel, heel veel) de mogelijkheid om het te vermijden. En de telefoontjes zelf hebben zichzelf enigszins in diskrediet gebracht - veel mensen beantwoorden niet langer de telefoon, als een onbekend telefoonnummer op het scherm wordt weergegeven: wat als er plots weer een advertentie wordt weergegeven?
Ja, om bij ons te komen is nu veel gemakkelijker dan twintig jaar geleden. Nog gemakkelijker dan een paar jaar geleden, omdat het aantal communicatiekanalen voortdurend toeneemt: WhatsApp, Telegram, Skype, Viber, Slack ... Reageert niet op berichten in de Facebook-messenger? We schrijven hem op Twitter, bellen WhatsApp - en zo verder tot de smartphone van de ongelukkige persoon de vibratie uitbreekt en zijn zenuwen niet opgeeft. Samen met een toename van het aantal communicatiekanalen, verandert ook de etiquette van hun gebruik. Eenmaal was het moeilijk om je voor te stellen dat je een persoon met een zakelijk probleem op Facebook zou schrijven, omdat sociale netwerken uitsluitend persoonlijke ruimte waren. Vandaag is het moeilijk om je voor te stellen dat je een vreemdeling als deze zult nemen en noemen als je bijvoorbeeld zijn e-mailadres hebt.
De regels worden nu geboren. Misschien hebben we over een paar jaar een nauwkeurige lijst van instant messengers, verplicht voor elk type bedrijf of functie, maar tot nu toe is deze lijst er niet, we gaan intuïtief. Telefoongesprekken zijn nog steeds niet verdwenen, maar ze zijn veel minder geworden - niet omdat ze slecht of onhandig zijn, maar omdat mensen een keuze hebben. En als u niet kunt praten aan de telefoon, is het nu misschien tijd om op uw visitekaartje Skype, Telegram of Twitter aan te geven?
foto's: AliExpress
